迎接远方客人来访的礼仪

2013-06-21 字数: 728 阅读: 1719

在公务活动中,常有远客从外地来,需接待单位到机场车站和码头迎接。秘书须注意以下事项:

1、以热情有礼、周到妥贴的态度做好迎客工作、使客人有"宾至如归"之感。

2、准确掌握客人到达时间。必须在客人下机、下车、下船之前到达机场、车站和码头等候客人,不能让客人等候甚至空等。

3、事先准备妥当交通工具及住宿处。客房规格应根据客人所定规格和预算进行安排,如住宿费用由客人自己承担,则事先须了解客人的要求,征得同意后安排。

4、接应牌。机场、车站和码头客流量大,为方便寻找客人,应事先制作接应牌,上面写明客人的姓名、所在单位、省市、出席活动、会议的名称,接待单位名称、字迹端正,字体要大,容易看清。

5、接到客人,如事先互不认识,应再核对一下,以免搞错,与客人见面,应表示欢迎、问候,并握手致意。接着向客人作自我介绍,还需将其他接待人员一一向客人作简单介绍。如果对方应邀的是重要客人,应由本单位同等级别的领导迎接。当领导因故未能前往,由副级领导或秘书作代表,并向客人说明理由,致以歉意。

6、客人所带箱包、行李,须主动代为提拎,但不要代背女客随身小提包。客人有托运的物体,应主动代为办理领取手续。

7、招呼客人上车,要让客人先上、然后自己再上。在车上可与客人寒喧,解除客人的拘谨、紧张,并向客人介绍有关活动、会议和事务的情况,如背景资料、筹备过程,日程安排等,告之其住宿地点。也可以与客人作轻松、愉快的谈话,如介绍本地风光,最近建设情况等。

8、到达住宿地,秘书先下车,在车门旁等候客人下车。入内办理住宿手续,领取钥匙,带领客人进入客房,向客人介绍该住处的设施、服务等方面情况,询问客人有什么要求,察看房内设施还有何处不妥需予解决并与宾馆联系。

9、客人安置后,秘书不要久留,尽快让客人休息。

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